¿Qué son las consultas por escrito? Ley 21.442
Sobre las decisiones de la Asamblea de Copropietarios
La Ley dispone que la Asamblea de Copropietarios es el principal órgano de toma de decisiones y de administración de un Condominio, por lo que la regla general y el mecanismo para que lo anterior ocurra, es que los copropietarios de un condominio se reúnan en un salón del Edificio o condominio para decidir sobre el futuro de su vida en copropiedad.
Ahora bien, y como les señalamos, el anterior es la regla general, por lo que existe otra alternativa para la adopción de acuerdos, la que consiste en realizar una Consulta por Escrito.
¿Qué es una Consulta por Escrito?
Consiste en un mecanismo alternativo a una Asamblea para adoptar acuerdos, sin que los copropietarios se junten de manera presencial para decidir sobre cualquier materia que se someta a votación en copropiedad.
¿Cómo se hace una Consulta por escrito?
El artículo 15 de la Ley 21.442 es el encargado de explicar este mecanismo, pero, para que sea llevado de manera satisfactoria, la Ley establece que previo a toda consulta que se quiera realizar se debe citar a una Sesión Informativa y remitir todos los antecedentes necesarios para una votación informada a todos los copropietarios.
Una sesión informativa consiste en una reunión de copropietarios, citada por el presidente del comité de administración, pero que no requiere quórum de constitución ni de acuerdo, ya que como lo menciona su propio nombre, su objetivo es meramente informar sobre la materia que se someterá a consulta, la fecha, plazo y modalidad de la Consulta por escrito.
Realizada la Sesión Informativa, se deberá enviar en la fecha informada la consulta para las respectivas votaciones de los copropietarios hábiles.
¿Cómo puede ser el sistema de votación?
Sobre esta materia, la Ley no lo ha determinado, sino que solo establece que se debe contar con un mecanismo que permita asegurar fehacientemente la identidad de quienes participen en la consulta, por lo que la modalidad de votación que se cuenta puede ser presencial -urnas-, correo electrónico o bien, mediante una encuesta utilizando los software de administración.
¿Cuándo se entiende aprobada una Consulta por Escrito?
La consulta se entenderá aprobada cuando obtenga la aceptación por escrito de los copropietarios que representen el quórum exigido según la materia de que se trate, de acuerdo a la tabla del artículo 15 de la Ley 21.442. Además, las votaciones que se reciban deberán cumplir con un mecanismo que, de fe sobre la identidad del votante, para que de esa manera no existan doble votación de una unidad o del propietario y su arrendatario.
¿Se debe reducir a Escritura Pública el acuerdo adoptado por Consulta por Escrito?
Sobre esta materia, la Ley hace extensible que cuando se trate de materias como modificación de Reglamento de Copropiedad o cualquier materia que sea de Asamblea Extraordinaria de Mayoría Reforzada, se deberá reducir a Escritura Pública el acuerdo adoptado.
En la práctica, se reduce a escritura pública todo acuerdo que se adopte por consulta por escrito, ya que los bancos así lo exigen si se les presenta un acta que haya decidido sobre el cambios de miembros de comité de administración.
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